NHỮNG NGUYÊN TẮC KHI LẬP HÓA ĐƠN

NHỮNG NGUYÊN TẮC KHI LẬP HÓA ĐƠN

66
0

Kế toán – Tin học ATC chia sẽ với các bạn các nguyên tắc khi lập hóa đon theo điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC và được hướng dẫn sửa đổi mới nhất theo điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015. Chi tiết cụ thể như sau:

1. Các nguyên tắc cơ bản khi lập hóa đơn:

a) Khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán phải lập hóa đơn GTGT bao gồm cả các trường hợp sau:

– Dịch vụ, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
– Dịch vụ, hàng hóa dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương cho NLĐ và tiêu dùng nội bộ. (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất).

b) Nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng phải tuân theo các quy định sau:
– Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
– Khi viết hóa đơn không được sửa chữa, tẩy xóa;
– Phải viết cùng màu loại mực, màu mực, không bị phai, không được sử dụng mực đỏ;
– Nếu hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu còn trống phải gạch chéo.
– Chữ viết và chữ số phải liên tục, không ngắt quãng, không in đè, viết đè lên chữ in sẵn và phải gạch chéo phần bỏ trống.

Một số lưu ý:

–  Bán dịch vụ, hàng hóa có tổng giá trị dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không nhất thiết phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

c) Hóa đơn lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

– Đối với HĐ thu cước dịch vụ điện, nước, viễn thông, chi phí các ngân hàng, vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết só hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết một số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng thông báo Phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

– Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để bảo quản hoặc lưu trữ trên các thiết bị điện tử. Việc lưu trữ bảo quản bảng kê thực hiện theo quy định về bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê khai phải có đầy đủ tên, chữ ký của người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị. Nếu lưu trữ trên thiết bị điện tử thì Bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập và in ra giấy khi cần tham chiếu. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong tháng, trong ngày và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế.

d) Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến sổ lớn:

– Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức hoạt động kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bố số lượng hàng hóa đối với từng đơn vị trực thuộc, cơ sở ủy nhiệm. Các đơn vị trực tuộc, cơ sở ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lơn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

– Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiễn từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các đơn vị bán hàng và cơ sở được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.