Hoc kế toán thực hành ở thanh hóa
Chi phí thuê nhà, văn phòng hay kho xưởng là một trong những khoản chi thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động vận hành của hầu hết các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc xác định đúng tài khoản hạch toán theo mục đích sử dụng, phân bổ chi phí trả trước đúng kỳ hay ghi nhận chuẩn xác tiền đặt cọc lại là bài toán khiến không ít kế toán lúng túng, dễ dẫn đến sai sót khi quyết toán thuế.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp cụ thể (trả trước, trả sau, trả hàng tháng hay đặt cọc), đi kèm các ví dụ minh họa và điều kiện để khoản chi này được ghi nhận hợp lý theo quy định mới nhất.
-
Các trường hợp hạnh toán chi phí thuê nhà, văn phòng
Có hai tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích thuê và hình thức thanh toán.Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:
- Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
- Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)
- Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
- …
Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:
1.1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước
Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111, TK 112,…
Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.
1.2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà
Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:
-
Khi đặt cọc tiền:
Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Có TK 111, 112
-
Khi nhận lại tiền cọc:
Nợ TK 111,112
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
-
Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
-
Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
-
Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận
được hóa đơn)
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112,…
-
Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)
Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.
VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.
-
Hàng tháng kế toán công ty hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
-
Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)
-
Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ
Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước.
– Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng:
VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).
Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 331, TK 111, TK 112
– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 242 – Chi phí trả trước
Việc nắm vững nguyên tắc và phương pháp hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp thanh toán thực tế sẽ giúp kế toán xử lý các nghiệp vụ tài chính một cách chính xác, minh bạch.
Đồng thời, việc chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ nộp thuế thay (nếu có) chính là chìa khóa để bảo vệ khoản chi phí này hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
Hy vọng những chia sẻ chi tiết trên sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho công việc kế toán hàng ngày của bạn. Chúc bạn luôn thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhanh chóng, chuẩn chỉnh và hiệu quả!
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC
DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC
Địa chỉ:
Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa
( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)
Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368
Lop day ke toan thuc hanh tot nhat tai Thanh Hoa
Lop day ke toan thuc hanh tot nhat o Thanh Hoa
