Chính vì thế, hôm nay LAKITA sẽ giới thiệu với các bạn những hàm Excel phổ biến và thông dụng nhất hay được áp dụng trong công việc của bạn
1. Hàm IF
Hàm IF trong Excel dùng để kiểm tra điều kiện và sau đó nó sẽ trả về giá trị do bạn chỉ định.
Ví dụ: bạn kiểm tra các nhân viên nếu gia nhập công ty > 6 tháng thì được thưởng Tết 2 tháng lương, còn không thì thưởng 1 tháng…..
Cú pháp sử dụng hàm IF trong Excel:
=IF(Điều kiện kiểm tra; Giá trị 1; Giá trị 2)
- Nếu điều kiện kiểm tra là đúng thì sẽ trả về giá trị 1
- Nếu điều kiện kiểm tra là sai thì sẽ trả về giá trị 2
- = COUNT(Vùng cần đếm)
- = COUNTIF(Vùng điều kiện; điều kiện)
- = COUNTIFS(Vùng điều kiện 1; điều kiện 1; vùng điều kiên 2; điều kiện 2….)
Hay ngoài ra bạn muốn đếm số phiếu thu, phiếu chi với điều kiện là trong tháng này hay đếm số khách hàng của tháng thì rất hữu ích.
3. Hàm SUM, SUMIF, SUMIFS
Hàm SUM dùng để tính tổng và SUMIF thì dùng để tính tổng có điều kiện, SUMIFS tính tổng theo nhiều điều kiện
Cú pháp sử dùng các hàm trong Excel:
= SUM(vùng tính tổng)
=SUMIFS(Vùng tính tổng; vùng điều kiện 1; điều kiện 1;vùng điều kiện 2, điều kiện 2…)
Trong đó:
- Vùng điều kiện: vùng chứa điều kiện cần tính. Trong công việc các bạn sẽ hay gặp đó là vùng TK nợ, TK có, TK thu, TK chi
- Điều kiện: Là điều kiện bạn cần trong vùng tính tổng. Ví dụ như bạn tính tổng nợ của KH có mã KH1234.
- Vùng tính tổng: Là vùng chứa giá trị tương ứng (số tiền, số lượng…) liên quan đến điều kiện cần tính.
- Hàm SUM để tính tống số tiền lương phải trả, tổng doanh thu trong ngày, tổng lãi….
- Hàm SUMIF, SUMIFS dùng để tính tổng doanh thu theo quý, tổng doanh thu với các chi nhánh A và B, tính tổng lãi theo các quý I, II hay III…
4. Hàm LEFT, MID, RIGHT, LEN
Đây là 3 hàm xử lý chuối cơ bàn và tiêu biểu nhất thường dùng trong công việc kế toán. Hàm LEFT lấy ký tự từ trái qua, MID lầy từ giữa và RIGHT thì lấy từ phải. Còn hàm LEN để đếm số ký tự trong chuỗi
Cú pháp sử dụng các hàm trong Excel:
- = LEFT(Chuỗi ký tự;số ký tự cần lấy)
- = MID(Chuối ký tự;Số thứ tự bắt đầu lấy; số ký tự cần lấy)
- = RIGHT(Chuối ký tự; số ký tự cần lấy)
- = LEN(Chuỗi ký tự)
Ứng dụng các hàm này trong công việc của bạn là như thế nào?
- Bạn dùng hàm này để cắt tách tên và họ đệm sang 2 cột khác nhau từ cột họ tên.
- Ví dụ trong sổ kế toán của các bạn Phiếu thu có mã PT1234N tức là phiếu thu nhập, PC1234X tức là phiếu chi xuất. Việc dùng các hàm xử lý chuỗi giúp bạn xác định được loại phiếu dễ dàng rồi kết hợp với các hàm đếm, tính tổng phía trên tăng hiệu quả xử lý công việc
5. Hàm SUBTOTAL
Cú pháp sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel:
- = SUBTOTAL(chức năng cần sử dụng;Vùng cần tính)
Chú ý: hàm SUBTOTAL trong excel tính trong điều kiện lọc.
Ví dụ bạn muốn tính tổng các phiếu thu, phiếu chi từ ngày này đến ngày kia. Đầu tiên bạn chỉ viêc gõ =SUBTOTAL(9; vùng cần tính). Sau đó bạn vào Data filter lọc các kết quả theo ngày bạn muốn tính là xong.
6. Hàm VLOOKUP, HLOOKUP
Cú pháp sử dụng 2 hàm này:
- = VLOOKUP(Giá trị cần tìm; Vùng tìm kiếm; Cột trả về; Loại tìm kiếm)
- = HLOOKUP(Giá trị cần tìm; Vùng tìm kiếm; Hàng trả về; Loại tìm kiếm)
Trong đó:
- Giá trị dò tìm: Giá trị dò tìm phải có Tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm. Cột/hàng chứa giá trị này phải là cột/hàng đầu tiên trong vùng tìm kiếm.
- Vùng tìm kiếm: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị dò tìm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa “giá trị dò tìm”. Đăc biệt vùng tìm kiếm cần cố định
- Cột/hàng trả về: Là số thứ tự cột/hàng tính từ bên trái sang/từ trên xuống của vùng tìm kiếm.
- Loại tìm kiếm: 0 hay FALSE (tìm kiếm chính xác – hay dùng) hoặc 1 hay TRUE (Tìm kiếm xấp xỉ)
