Những kỹ năng in Excel cơ bản cho người làm văn phòng

30/06/2016

1893

1. Ẩn đi các cột và dòng không cần thiết trước khi in

Chức năng ẩn đi các dòng và cột không cần thiết trước khi in trên Microsoft Excel

Đối với Word, nếu bạn không muốn hiển thị dữ liệu nào ra bản in thì buộc phải xóa dữ liệu đó ra khỏi tài liệu. Excel thì lại khác, bạn chỉ cần ẩn đi và hoàn toàn có thể xem lại dữ liệu sau này mà không cần thiết phải xóa. Để thực hiện ẩn một dòng hoặc cột, click chuột phải ở đầu dòng hoặc cột, chọn Hide.

2. Thêm vào số trang cho những tài liệu dài

Một lần nữa với Word bạn có thể dễ dàng đánh số trang, nhưng đối với Excel lại tương đối xa lạ. Có thể bạn nghĩ việc đánh số thứ tự trang đối với Excel là không cần thiết nhưng đối với những file tài liệu lớn, khi in ra các trang thường trông giống nhau khiến người đọc gặp khó khăn trong việc theo dõi. Để thực hiện việc đánh số trang, bấm vào tab “Insert”, chọn “Header & Footer. Tại phần Footer cuối cùng của trang, gõ vào số trang mà bạn muốn. Và cuối cùng bấm vào “Page Number” ở trên thanh điều hướng.

3. Điều chỉnh chiều in phù hợp

Phần lớn các trang Excel sẽ dễ nhìn hơn nếu bạn in theo chiều ngang của khổ giấy. Nếu cố gắng in dọc sẽ dẫn đến những hệ quả như kích thước chữ quá nhỏ, in thiếu nửa bảng tính, hoặc ngắt dòng không hợp lý. Bạn hoàn toàn có thể thay đổi tùy chọn này theo nhu cầu riêng của mình để tránh những lỗi hiển thị như đã nói ở trên.

Bước 1: Nhấp vào tab Page Layout ở trên cùng
Bước 2: Bấm vào Page Setup ở góc dưới bên phải của mục Page Setup

Chọn thẻ Page Layout sau đó bấm vào Page Setup ở góc dưới bên phải của mục Page Setup

Bước 3: Tại cửa sổ Page Setup, chọn thẻ Page
Bước 4: Chọn chiều in phù hợp với nhu cầu của bạn

Tại cửa sổ Page Setup, chọn thẻ Page sau đó chọn chiều in phù hợp tại mục Orientation

4. Chọn kích thước giấy in

Ngay tại cửa sổ Page Setup bạn có thể chọn các khổ giấy để in như A3, A4, A5… Cách thực hiện như sau: ngay tại tùy chọn Paper size, click đổ xuống các chọn lựa và chọn kích thước giấy phù hợp với nhu cầu của bạn.

5. Điều chỉnh, căn lề nếu không muốn dữ liệu hiển thị mất cân đối

Bằng cách căn chỉnh lề, các thông tin trong tài liệu của bạn sẽ vừa vặn và cân đối hơn trên mỗi trang in. Giới văn phòng rất hay gặp phải tình trạng dữ liệu in bị dồn về một phía dẫn đến tài liệu in không được chuyên nghiệp và thẩm mỹ.

Để hạn chế tình trạng này, bạn có thể thực hiện căn chỉnh lề ngay tại cửa sổ Page Setup. Bấm chọn thẻ Margins. Tại đây các thông số Top/ Bottom/ Left/ Right đại điện cho lề Trên/ Dưới/ Trái/ Phải, bạn có thể tăng hoặc giảm các thông số này để thay đổi kích thước hiển thị thông tin trên trang.

Điều chỉnh các thông số lề tại thẻ Margins của cửa sổ Page Setup

6. Lặp lại phần trên cùng trên tất cả các trang của tài liệu

Khi có những thông tin quan trọng cần phải được duy trì trên tất cả các trang của tài liệu như logo và thông tin công ty trên bảng báo cáo, bạn có thể sẽ cần tới chức năng này.
Bước 1: Ngay tại cửa sổ Page Setup, chọn tab Sheet
Bước 2: Bấm vào Row to repeat at top